Já alguma vez se sentiu nervoso por se reunir com o diretor da sua empresa? Não se preocupe, da próxima vez tudo será mais fácil, pois 12 CEOs de empresas de renome revelam-lhe o que esperam encontrar quando alguém se reúne com eles. Pode já marcar a próxima reunião.
Ter uma reunião com o diretor pode ser pavoroso, no mínimo. Saber o que dizer, quando e quanto dizer ou saber se deve apenas deixar uma mensagem breve, é uma vantagem incrível.
Contatámos alguns diretores executivos para perceber a sua perspetiva no que esperam de uma reunião. Um tema comum é ser claro no que se pretende da reunião. E não gaguejar.
Desde estar preparado a trazer energia consigo, estar a par dos números, ou ser breve e gentil, aqui estão algumas dicas que pode por em prática na sua próxima reunião com o grande chefe.
1. Tim Fung, Diretor da Airasker, prefere que as pessoas já tenham um objetivo em mente e as contas corretas para o fundamentar.
Ter um objetivo em mente: não se propõe uma reunião para se por a conversa em dia. Deve ter-se um caso base em mente do que o que se quer conseguir com a reunião. Se não correr como o planeado, tudo bem – mas deve-se pelo menos seguir um plano com um objetivo.
Conhecer os números: a maioria dos directores executivos estão muito concentrados nos números envolvidos na discussão, por isso, diga-se o que disser, eles vão provavelmente querer investigar mais fundo e perceber as quantidades métricas envolvidas. Devemos saber “os nossos dados” para conseguirmos providenciar, calcular ou encontrar medidas que contem uma história.
2. Julie Stevanja, directora adjunta da Stylerunner, pede para lhe enviarem uma agenda da reunião previamente.
Eu peço à minha equipa para me mandar a agenda pelo menos 24 horas antes da reunião, bem como um sumário do que estão à espera que seja o resultado.
3. Karen Lawson, directora da CarrerOne quer que as pessoas tragam ideias e energia – e rapidamente!
Estamos sempre a olhar para o futuro, por isso tragam ideias, energia, e compreensão comercial.
- Cheguem ao assunto rapidamente.
- Qual é a proposta e porque é que vai beneficiar a empresa?
- Conhecer o negócio, pesquisar, e até falar com pessoas envolvidas no negócio para ter uma melhor entendimento do mesmo. Isso vai ajudar a sua apresentação.
- Estamos mais interessados no fundamento, por isso liguem seja o que for que estão a sugerir a um resultado mensurável.
- Não comece com a palavra “parceiro” a não ser que tragam um valor significativo, tem de ser revolucionário! Não consigo contar quantas vezes ouço dizer isso. É um termo demasiado usado para “acordo”. Uma parceria verdadeira partilha riscos, recompensas, e liga, muitas vezes, de forma intima dois negócios numa maneira única e diferente de uma transação comercial. Saibam a diferença. Se querem um parceiro então conheçam qual pode ser o modelo comercial e não sejam moles.
4. Joel Montgomery, da Affiniti, gosta de uma resposta primeiro, e detalhes depois.
Porque estamos a ter esta reunião? O que é que eu preciso de saber? Responda a estas questões primeiro e estaremos em sintonia desde o início. Começar uma reunião com detalhes primeiro pode tornar-se bastante confuso, e, para ser franco, um pouco aborrecido. Eu não consigo decidir quais os detalhes que são relevantes para o que preciso de saber, por isso é provável que vá perder conceitos importantes que está a apresentar.
Começando com a resposta primeiro tem a atenção concentrada em si desde o início. Estou mais inclinado a ouvir detalhes mais precisos porque percebo a sua relevância para a ideia. Também ficamos mais predispostos a ter uma discussão significativa desta forma, porque eu estou concentrado no que está a dizer. O resultado final é muito mais positivo que se entrar numa reunião com os detalhes em mão primeiro e a resposta no fim.
5. David Brim, diretor da TomCar, recomenda que chegue sempre a horas, e que tome notas.
- Uma agenda clara é essencial. Sobre o que é que nos vamos reunir? Isto é importante porque mantém a reunião num caminho definido e concentrada. O tempo é finito, e as reuniões podem divagar do seu propósito, às vezes, e resultar em tempo perdido. As agendas vão manter a reunião curta e focada.
- Chegue sempre a horas. Não posso reforçar esta ideia o suficiente. Chegar atrasado é sinal de egoísmo por isso programe sempre tempo suficiente para chegar a qualquer lado. O trânsito não é uma desculpa. Eu tenho dificuldade em trabalhar com pessoas que estão sempre atrasadas.
- Tire notas. Mostra que está interessado no que está a ser dito e que está a levar a reunião com seriedade. Tirar notas diz imenso sobre as suas intenções e ficará com um registo da reunião que pode referir mais tarde.
6. Dominic Bressan, diretor da AirService, diz que preparação é a chave.
Para mim, a chave de uma boa reunião é sempre a preparação: saber o que se quer conseguir, quais são os problemas, conhecer exatamente com quem se vai reunir, a sua posição, um pouco do contexto da pessoa, quem toma as decisões, talvez até alguns interesses em comum.
Já estive em reuniões onde o outro lado me chamava persistentemente pelo nome errado. Não é uma boa impressão a fazer. Mas também já tive eu mesmo alguns momentos destes.
A minha arma secreta estes dias, é na verdade uma aplicação chamada Charlie. Esta verifica o nosso calendário e manda um resumo de todas as pessoas com quem nos vamos reunir durante o dia. Algumas notícias sobre as suas empresas, alguns contatos em comum e informação pessoal. É realmente uma boa ferramenta para reuniões.
7. Stuart Stoyan, diretor da MoneyPlace, recomenda estar preparado, a horas e ser sucinto.
Prepare-se para a reunião. Seja claro no propósito da mesma e nos seus objetivos. Perceba também quais são os objetivos do diretor, e tente reforçar o queão importante é a questão para eles neste momento. Se houver materiais para a reunião, considere envia-los previamente. Conheça os seus materiais e antecipe possíveis perguntas.
Chegue a horas (o ideal é chegar mais cedo) e conduza a reunião temporalmente. Vá verificando o tempo durante a reunião, e garanta que deixa tempo suficiente para perguntas e próximos passos.
Seja sucinto. Os directores são pessoas ocupadas por isso não perca tempo a divagar. Chege rapidamente à questão central e se for claro que o diretor percebe o seu ponto de vista então siga para o próximo. Enquanto consultor jovem, eu costumava reforçar cada ponto numa apresentação para garantir que o cliente percebia todas as ideias. Isto era desnecessário. Se o conceito está claro, o diretor preferiria gastar tempo a discutir as implicações e o que fazer, que o ouvir a reforçar uma ideia que ele já compreendeu.
Finalmente, mantenha o contato depois da reunião. Agradeça ao diretor o seu tempo e faça um sumário de todas as ações saídas da reunião (ações que podem ser para si ou para o diretor). Seja claro sobre o que é esperado e sobre quando é esperado.
8. Chris Koch, diretor da Pop!, quer que as pessoas partilhem as suas ideias com ele.
Sendo um empreendedor de sucesso, fico feliz em fazer reuniões com outros que têm ideias de negócios que querem partilhar. Como o tempo é valioso eu espero que as pessoas com quem me reúno preparem três coisas simples para o encontro:
- Informações de outras reuniões que tenham tido para validar o conceito;
- Um plano de negócios para sumariar o conceito, rápida e eficazmente;
- Uma estratégia de distribuição para demonstrar que o conceito pode ser implantado no mercado.
9. Joel MacDonald, direto da Swift, pede para justificarem tudo.
A expetativa é que cada decisão, sugestão ou solução deve ser justificada e mensurada através de dados, por isso não se dê ao trabalho de vir para uma reunião sem uma data de números para fundamentar a sua análise e medir as suas soluções.
10. Stuart Marburg, diretor da MessageMedia só quer que as pessoas estejam preparadas.
Como um escuteiro, tudo se centra no “estar preparado”; conhecer o seu tópico, perceber os números, e se falhou algo com uma data de entrega longa, que não tenha esperado até ao último dia para me dizer.
11. Jason Buckley, diretor da Y&R Group, diz que as pessoas devem usar a reunião para vender quem são e o seu objetivo.
Qualquer reunião com o diretor é uma oportunidade para publicitar a sua pessoa.
- Centre-se no que é importante para o chefe.
- Como qualquer bom publicitário lhe irá dizer, centre as suas comunicações não à sua volta, mas à volta da sua audiência. O significa conhecer o que é importante para o diretor. (Fazendo isto) será ouvido mais que os outros que falam no panorama geral.
- Formule e reformule, e no fim dirija-se ao ponto central.
- O seu chefe não está interessado em quanto consegue dizer, mas quanta informação consegue transmitir. Chegue rapidamente ao ponto começando pelo resultado. Seguido do porquê. Deixe o Como para quando lho perguntarem.
- Seja diferente.
- A realidade é que está a competir pela atenção do diretor com muitos outros. Demonstre sempre, humildemente, porque é que o seu papel na reunião é único e com valor para o chefe.
- Feche o acordo.
- Insista em definir o próximo passo, e confirme posteriormente.
12. Marr Dyer, diretor da Eatnow.com.au, aconselha que tenha um propósito.
Geralmente tento evitar reuniões que não tenham um propósito bem definido. Se uma reunião for para uma empresa a publicitar os seus serviços, geralmente tento pô-la no meu calendário logo depois para garantir que consigo que seja o mais curta possível, idealmente 20 minutos.
Para outras reuniões como as de equipa, ou gerência, prefiro que sejam durante o almoço para serem mais casuais e não roubarem demasiado tempo útil durante o dia.