10 formas de fazer disparar a sua produtividade

Sente que há demasiadas coisas a distraí-lo e raramente consegue completar as tarefas que tinha planeado para o dia? Não é o único, mas nós mostramos-lhe 10 formas de alterar essa realidade.

O “Inception” é um dos meus filmes preferidos. A história é sobre um grupo de personagens que se encontram em mundos de sonhos sem saberem onde estão nem como foram lá parar.

Era assim que eu costumava sentir-me ao longo do dia… todos os dias.

Num minuto estava a concentrar-me no assunto mais importante da minha lista de tarefas; no outro estava num site de notícias ou numa rede social com dúzias de separadores abertos no meu browser. Assim que comecei a reparar que estava no Facebook ao mesmo tempo que conduzia, percebi que alguma coisa tinha de mudar. As distrações constantes estavam a dar-me volta à cabeça e estavam a ter um impacto direto na minha empresa, até mesmo na minha segurança.

Para começar, eliminei todas as aplicações de redes sociais do meu telemóvel e ativei limitações de acesso para que não pudesse aceder a nenhuma delas a partir do meu browser. (Só a minha mulher tem a password, e ela é implacável).

Também fiz download da extensão do Chrome StayFocused para limitar o meu tempo nas redes sociais para 20 minutos por dia e instalei a News Feed Eradicator para eliminar definitivamente o feed de notícias do Facebook. Funcionou! A minha produtividade disparou.

Passar por este processo lembrou-me o quão importante é a concentração. Curioso para saber como outras pessoas lidavam com a distrações, falei com alguns dos jovens empreendedores aplicados destacados no Empact Showcase para saber como é que se conseguiam manter concentrados.

Aqui ficam 10 dicas que pode aplicar imediatamente para sucessos mais rápidos:

Syed Balkhi, fundador da WP Beginner comenta:

"Com tanta coisa a acontecer na sua empresa, é muito fácil distrair-se com a polivalência de tarefas. Descobri que ao trabalhar em blocos de concentração nos quais me concentro numa coisa de cada vez, aumentei significativamente a minha produtividade. Vários estudos demonstraram que trabalhar enquanto está distraído é como trabalhar depois de fazer uma direta e pode reduzir até 40% da sua produtividade.

Começo a minha semana a planear tudo o que gostaria de ter pronto até ao seu final. Depois, divido as minhas tarefas por blocos de 15 minutos, o que me permite definir prazos realistas e não perder tempo. Também utilizo o TimeDoctor para me manter responsável. Este software permite-me controlar todas as aplicações que utilizo ao segundo e dá-me um vislumbre de como trabalho.

Para saber mais sobre trabalhar por trechos de tempo de concentração, recomendo a leitura da técnica de Pomodoro."

Nick Monzi, cofundador do Learn Fresh Education"

"A “contenção nas promessas e a excedência de expetativas na entrega de resultados” até pode ser um conselho empresarial antigo, mas poderá não valer o esforço. De acordo com um estudo recente, as pessoas tanto têm tendência para valorizar promessas que excedem as suas expetativas como para valorizar as que são simplesmente mantidas.

A minha experiência diz-me que ser honesto em relação ao tempo necessário para fazer um trabalho de qualidade para os meus acionistas ajuda a promover relações fortes construídas numa base de confiança e alivia a pressão pessoal (várias investigações mostram que sentir controlo sobre o seu próprio horário reduz a fadiga mental).

Eis como eu faço:

Cal Newport, autor do "So Good They Can’t Ignore You" (Tão Bom Que Eles Não Podem Te Ignorar):

"Faço aquilo a que chamo de "produtividade pré-estabelecida." Começo com o prazo que o meu dia termina às 17:30 e crio um horário ideal baseado nas minhas prioridades. Então, trabalho ao contrário para fazer tudo bater certo – descartar impiedosamente obrigações, rejeitar pessoas, tornar-me difícil de alcançar, e perder tarefas ligeiramente úteis ao longo do caminho. A minha experiência em tentar fazer essa programação pré-estabelecida uma realidade obriga a tomar um número de decisões de produtividade no-momento realmente inteligentes e úteis.

Agendar as coisas força-o a enfrentar a realidade de quanto tempo realmente tem e quanto tempo as coisas irão demorar. Atribuir trabalho a tempos reduz a necessidade de procrastinar. Já não está a decidir se deve ou não trabalhar durante um determinado período de tempo; a decisão já foi tomada."

Nathalie Lussier, fundadora da Nathalie Lussier Media:

"Um dos meus exercícios favoritos é restringir os meus "grandes objetivos" para cinco metas trimestrais realizáveis, e depois escrevê-los num cartão de índice. Costumo ter sempre comigo esses cartões, especialmente quando estou a trabalhar ao computador. Se vejo que me estou a distrair, olho para um dos meus cartões de metas trimestrais e pergunto-me se o que eu estou a fazer contribui diretamente para qualquer um desses objetivos. Se não, volto a trabalho. Também gosto de repetir essas metas em todas as reuniões semanais com a minha equipa, para que todos saibam se estamos no caminho certo para o que é preciso para mudar para que tal aconteça.

Vários estudos mostraram que até pequenos lembretes subtis dos seus objetivos tais como ouvir palavras relacionadas com eles podem incentivá-lo a tomar decisões para os conseguir cumprir. São vários os departamentos das grandes empresas e organizações, desde a Ritz Carlton à Sala Oval na Casa Branca, que se reúnem diariamente para falar sobre os objetivos com a equipa."

John Hall, cofundador da Influence & Co:

"Todas as noites planeio cinco prioridades essenciais para o dia seguinte utilizando os dois seguintes princípios:

Coloco estas prioridades numa nota adesiva no canto superior esquerdo do meu computador. Basicamente não descanso enquanto não concluir essas prioridades. Tão simples quanto isso. Pode parecer doido, mas se consigo tê-las concluídas mais cedo, posso relaxar e não me pressionar demasiado no trabalho. Se eu procrastinar e não o tiver pronto a tempo pago o preço ficando acordado até tarde até estar tudo feito.

Nas manhãs em que me concentro nessas prioridades, ou trabalho em casa para não ser distraído, ou ponho auscultadores (às vezes sem música) para que as pessoas não me interrompam tanto. Vários estudos revelaram que o nosso ambiente pode ter um impacto forte nas nossas decisões sem nos darmos conta disso. A minha nota adesiva cria um ambiente que me ajuda a manter-me concentrado."

Elizabeth Grace Saunders, fundadora do Real Lifee E® Times Coaching & Training:

"Quando tenho uma tarefa que sei que precisa mesmo de ser concluída mas não me sinto motivado para a fazer, mantenho-me a par. Ponho como responsabilidade do trabalho da minha assistente manter-me a par do que disse que queria fazer. Quando temos as nossas chamadas telefónicas semanais, vemos a lista de coisas que lhe pedi que me mantivesse relembrado. Se houver alguma coisa que precisa de estar pronta até a um dia específico, falo-lhe do meu objetivo com data específica e depois volto a ela quando estiver feito. Isto coloca-me na situação em que tenho de lhe dizer se fiz ou não alguma coisa. Acho mais preciosa a pressão positiva da colega em tornar a realização de itens uma prioridade em vez do desencorajamento.

Baseado no princípio dos comportamentos económicos da “aversão à perda”, faz parte do ser humano ser mais motivado para evitar a perda do que perseguir o lucro. Assim, ao pagar a alguém, estou a entrar com dinheiro e a conseguir uma parceira de responsabilidade fiável."

Travis Smith, cofundador da VIP Waste Services:

"Descobri que 90 por cento dos emails que recebo ou são lixo eletrónico, ou são copiados para mim mas são para serem geridos por outras pessoas da equipa, ou não são urgentes e podem ser respondidos dentro de 24 horas. Por isso, faço seleção de respostas por email. Assim, em vez de estar a verificar o email 20 vezes por dia ou entre chamadas de telefone e reuniões, verifico-o três vezes (de manhã, à tarde e à noite). Contudo, só respondo aos emails durante duas horas à noite. Na parte da manhã e da tarde, só elimino spam e certifico-me de que não estou a esquecer-me de alguma coisa urgente. A chave para não responder durante o dia é ter pessoas na sua equipa que consigam tomar conta das coisas sem a sua ajuda. É preciso ser um assunto muito sério para um proprietário se envolver.

Com este sistema, descobri que sou capaz de me concentrar em coisas mais importantes durante o dia como vendas e estratégia. Isso mantém a minha concentração na tarefa mais precisa.

Sem grandes surpresas, um estudo da Universidade da Califórnia descobriu que as pessoas que não verificam os emails regularmente no trabalho são menos stressadas ​​e mais produtivas."

Cofundador Kelsey Meyer do Influence & Co:

"Costumo controlar o meu tempo num simples Google Doc e utilizo um sistema de codificação de cores para me manter a par onde o meu tempo está a ser gasto. As tarefas destacadas a vermelho são as que envolvem trabalhar NO negócio (gestão das operações do dia-a-dia), e as destacadas a verde são as que envolvem o trabalho SOBRE o negócio (ponderar em estratégias de crescimento, de melhoria). O meu objetivo todas as semanas é ver mais verdes na minha folha do que vermelhos. Pretendo passar 50 por cento ou mais do meu tempo a trabalhar SOBRE o negócio.

Aprendi a importância de trabalhar NO NOSSO negócio, em vez de se trabalhar NELE no clássico livro de Michael Gerber, "E-Myth"."

Grace Ng, cofundadora da Javelin:

"Normalmente começo o meu dia de trabalho com tarefas rápidas e fáceis que sejam importantes, deixando as tarefas mais longas para mais tarde depois de eu despachar as outras. Acho que as tarefas mais difíceis/maiores que exigem mais reflexão, elaboração de estratégias, e resolução de problemas demoram mais tempo e não podem ser resolvidas numa hora (ou até mesmo num dia). Ao fazer as pequenas coisas que causam um grande impacto e não requerem muito pensamento (por exemplo, disparar emails para oportunidades de parceria), permite-me criar uma dinâmica e que os assuntos maiores assentem na minha mente até que uma solução se forme subitamente na minha cabeça.

Essencialmente, dou prioridade às tarefas fáceis e de grande impacto primeiro; depois às difíceis e de grande impacto. A investigação do cientista social de Stanford BJ Fogg mostra que, ao fazer as tarefas mais pequenas, aumentamos drasticamente a hipótese de avançarmos na resolução das tarefas. Outra investigação demonstrou que as pequenas vitórias ateiam alegria, comprometimento e criatividade."

Laura Roeder, fundadora da Edgar e LRK Social Media:

"Inicio todas as manhãs a pegar no meu diário. Escrevo uma página todos os dias sobre os meus maiores objetivos, as minhas intenções para aquele dia e os meus sentimentos em relação aos objetivos que pretendo trabalhar.

Por vezes, escrevo sobre como seria se conseguisse atingir os meus objetivos. Outras vezes escrevo sobre o nível de confiança que sinto em relação aos meus objetivos. Basicamente, tenho uma conversa encorajadora comigo mesmo! Ou às vezes exploro alguns bloqueios ou resistências que possam surgir quando penso em atingir os meus objetivos – que receios tenho em fazer este objetivo tornar-se realidade? Não faço logísticas no meu diário, é tudo pura e simplesmente mentalidade. Se me surgir uma ideia mais tática, escrevo-a num caderno diferente.

Vários artistas como o Michael Phelps também o fazem todos os dias. Este processo é uma ótima forma tanto para organizar a confusão mental como para me manter concentrado em ter um “dia perfeito” todos os dias.

Uma revisão académica de estudos sobre definição de objetivos demonstrou que as pessoas não conseguem atingir os seus objetivos porque não conseguem controlar as suas emoções. Vários estudos revelaram que pensar no que se faria em cenários diferentes aumenta drasticamente o cumprimento de objetivos."

Mark Twain disse uma vez:

“Coma uma rã viva, fazendo disso a primeira coisa que faz logo de manhã e nada pior que isso irá acontecer-lhe durante o resto do dia”.

Ele pode não ser um jovem empreendedor, mas o seu conselho perdura ainda um século depois: se houver algo que já há algum tempo anda para fazer, não deixe que isso se arraste – faça-a e siga em frente. Uma investigação levada a cabo por Roy Baumeister mostrou que a nossa força de vontade começa forte, mas depois vai-se esgotando ao longo do dia. Outros estudos mostram que iniciar um objetivo sem o concluir (também conhecido por procrastinar) torna-nos menos efetivos nas próximas tarefas que desempenharmos.