As melhores ferramentas para trabalhar à distância

Atualmente o trabalho à distância, em que o único elo de ligação entre um trabalhador e os seus colegas é o computador, é cada vez mais comum. Saiba quais as ferramentas mais úteis nesta nova forma laboral.

Ao fazer a transição para uma posição totalmente remota você irá inevitavelmente aprender algumas lições da forma mais difícil.

O movimento nómada digital é um fenómeno cultural florescente. Com a experiência e estilo de vida que adquiri através do Remote Year (Ano Remoto) – um programa que liga 75 profissionais de todo o mundo para trabalharem, viverem e viajarem juntos – aprendi que não há duas situações de trabalho remoto idênticas.

A experiência inaugural do Remote Year é composta por todos os suspeitos do costume: programadores, designers e freelancers em abundância. Mas existem também participantes que trabalham em indústrias que antes troçavam com a ideia de colaboradores totalmente remotos, como da área do direito e das finanças. Cada descrição de trabalho varia drasticamente logo as ferramentas que utilizamos no dia a dia também diferem.

Existem, no entanto, algumas linhas comuns – e algumas lições que aprendemos por tentativa e erro. Seguem-se algumas das ferramentas mais integrais e sugestões que trabalhadores remotos de todas as esferas da vida poderão considerar úteis.

Existem alguns fatores “básicos” que têm um enorme impacto sobre a sua capacidade de trabalhar de forma remota: espaço e ambiente de trabalho, ligação à internet e computador.

A importância de um espaço de trabalho prático

Já me aventurei a trabalhar em espaços desde hostels, organizações de coworking, pequenos cafés locais ou até mesmo recorrendo a hotspots móveis no meio de parques ou de outros locais públicos. Cada espaço de trabalho tem um efeito único em termos de nível de produtividade, motivação e desempenho. O espaço de trabalho do Remote Year em Ljubljana, na Eslovénia – Poligon Creative Centre – é ótimo. Excelente ambiente, internet estável, donos amigáveis e comunidade com uma verdadeira vibe.

Encontrar um ambiente de trabalho sossegado com internet estável, áreas isoladas para chamadas telefónicas e, no cenário ideal, com regalias e conforto (como café, lanches ou ar condicionado) é uma tarefa difícil. É fundamental avaliar as suas necessidades específicas antes de selecionar um espaço de trabalho e um pouco de pesquisa poderá ajudá-lo nisso.

Procurar espaços de coworking adaptados a trabalhadores remotos é uma das opções mais fiáveis. Organizações respeitáveis como a Impact Hub oferecem soluções de espaços de trabalho para os interessados em empreendedorismo social. O CoPass é outro site útil para encontrar espaços colaborativos, incluindo hackerspaces e até mesmo acomodação para partilhar.

A comunidade de #nomads do Slack é um recurso para dicas de crowdsourcing relativamente a espaços de trabalho e trabalho remoto em todo o mundo. Os novos utilizadores pagam uma taxa de 100 dólares norte-americanos para uma adesão vitalícia. Existem também alguns sites gratuitos a explorar: o NomadList – para encontrar as cidades mais propícias a trabalho remoto – e o NomadForum – para partilhar com outros nómadas digitais todo o tipo de conteúdos, como itinerários de viagens.

O básico em termos de hardware

Talvez o fator mais importante a considerar quando se trabalha remotamente é o hardware que irá levar consigo.

Muitos participantes do Remote Year trabalham em portáteis compactos e leves, como o MacBook Air de 13 polegadas ou o MacBook Pro Retina de 15 polegadas. Para trabalho remoto de longo prazo será inteligente comprar o mais recente modelo de portátil na medida em que dificuldades técnicas poderão ser incapacitantes quando existir acesso limitado a um especialista em TI ou a uma Apple Store.

Mantenha-se ligado

Relativamente ao telemóvel: um telemóvel desbloqueado com um cartão SIM específico do país em questão será o ideal para viagens superiores a um par de semanas. Esta é uma solução geralmente acessível se você conseguir desbloquear um dispositivo que já possua. Na Europa, tenho optado por planos de dados de 10GB, que custam entre 25 e 40 dólares, e vêm normalmente equipados com um recurso de ligação Wi-Fi para que o meu telefone também funcione como um hotspot móvel seguro.

Um cartão SIM internacional é mais caro mas poderá valer a pena se você viajar em diversos países num curto período de tempo. O ChatSim, que suporta todas as suas aplicações de chat para que você fique ligado a partir de qualquer lugar, será outra alternativa caso esteja somente interessado em enviar mensagens instantâneas.

Levar um dispositivo desbloqueado de MiFi, que funcione globalmente, garante um plano de backup no caso de se deparar com um fraco sinal de Wi-Fi ou redes públicas de segurança questionável. Outras ferramentas úteis: routers portáteis de viagem, cabos Ethernet e Google Voice, particularmente útil para manter um número de telefone dos EUA (o NomadSMS é outro serviço similar).

Seguem-se alguns dispositivos sem-os-quais-não-pode-viver para eliminar as dores de cabeça mais comuns de trabalhar remotamente.

Para otimizar o seu setup remoto

Primeiro de tudo: para garantir que todos os seus dispositivos eletrónicos irão funcionar corretamente deverá levar um kit adaptador ou conversor de energia que funcione globalmente.

Verifique se todos os seus dispositivos eletrónicos são de dupla voltagem antes de os ligar a um adaptador simples. Uns auscultadores e/ou fones que bloqueiem o som poderão fazer uma grande diferença em teleconferências – a Plantronics oferece diversas opções de auscultadores. Leve um conjunto de auscultadores de backup também, para estar preparado em caso de perda ou roubo.

Para os trabalhadores que sentem falta do luxo de um segundo monitor utilizar um iPad Air ou um monitor LED separado poderá ser uma solução alternativa. Carregadores portáteis, como a central elétrica mophie, poderá também ser extremamente útil se você utilizar o seu smartphone ou outro dispositivo USB em áreas onde as tomadas de energia são indescritíveis.

Poucas coisas afetam tanto a produtividade como o desconforto físico. Para a postura: uma mesa para portátil poderá ser tão simples como uma pilha de livros ou tão gira como um modelo dobrável e portátil. Para se manter fresco em espaços de trabalho que não fornecem ar condicionado uma ventoinha por USB irá salvar-lhe a vida. Uma mala para portátil segura e confortável é igualmente uma necessidade para arrastar a sua “secretária” portátil através de espaços públicos lotados.

Para a segurança

As empresas que lidam com dados sensíveis poderão ter receio em deixar os seus colaboradores trabalhar de forma remota. Felizmente existem produtos que ajudam os empregadores a ficarem um pouco mais descansados – tais como filtros de privacidade que protegem o seu monitor de qualquer pessoa que se sente ao seu lado, discos rígidos externos que garantem que todos os seus dados estão armazenados e até mesmo impressoras portáteis que o previnem de ter que se ligar à rede de uma impressora pública.

Para trabalho com dados especialmente sensíveis algumas empresas e colaboradores remotos utilizam as soluções de rede integrada da Citrix.Tenha em mente que cada item extra que você embalar irá adicionar peso à sua bagagem por isso se você fizer viagens de avião seja seletivo relativamente aos itens a levar.

Desde teleconferências a chamadas para a sua mãe – existe uma infinidade de aplicações e serviços que o ajudam a manter-se conectado, gerir o seu tempo e agilizar a sua experiência de trabalho remoto.

Para se manter em contacto e em colaboração

Para se ligar a colegas de trabalho e clientes as plataformas mais populares são o Google Hangouts, Slack, Skype, Speak e, para programadores, o Github. Para chamadas: o Viber, WhatsApp e Talkatone são três das aplicações mais utilizadas e o Telegram é outra opção que convenientemente permite aceder a mensagens em múltiplos dispositivos.

Adicionar dinheiro a uma conta de crédito do Skype irá permitir-lhe ligar para telefones fixos e telemóveis a partir do seu portátil ou da aplicação do Skype; o Google Hangouts Dialer oferece uma solução semelhante. Na maioria das vezes estas aplicações funcionam bem desde que o sinal de internet seja forte.

A ligação a um hotspot móvel torna o trabalho remoto possível praticamente em todo o lado.

Aplicações úteis e de produtividade

Aceder a determinados sites para tarefas relacionadas com o trabalho poderá ser complicado em países onde o conteúdo é censurado. Como solução a Hola é uma rede peer-to-peer e serviço VPN gratuito que lhe permite aceder a sites a partir de qualquer lado. (Nota: seja inteligente com a utilização de VPN – não é legal para todas as atividades e em todos os países). Configurar um método em IFTTT poderá também aumentar a eficiência quando você trabalha remotamente e no estrangeiro. Por exemplo: defina a receção de uma mensagem de cada vez que recebe e-mails importantes do seu chefe ou de clientes VIP.

Para trabalhar em viagem e quando viaja de avião considere descarregar o LoungeBuddy. Esta aplicação ajuda-o a encontrar áreas de lounge em aeroportos por todo o mundo e é ideal para viagens de trabalho. Outra forma pouco ortodoxa de encontrar um espaço de trabalho confortável passa por consultar o HotelsByDay: o serviço permite que reserve um “daycation” num hotel local por uma taxa inferior à taxa de estadia à noite.

Trabalhar a partir de um fuso horário algumas horas à frente ou atrás dos seus colegas poderá ser desafiante, especialmente para trabalho em equipa ou projetos sensíveis em termos temporais. Esteja preparado para ajustar a sua rotina diária, incluindo o seu horário de sono ou de refeições, se estiver a trabalhar para uma empresa num fuso horário conflituante.

Para trabalho remoto particularmente pesado em termos de e-mails o Boomerang será uma ferramenta útil. Programe a saída de e-mails para uma hora específica para não enviar e-mails aos seus colegas de trabalho às três da manhã e defina lembretes de acompanhamento para que nada se perca.

Um café com Wi-Fi seguro poderá ser uma alternativa barata a pagar por uma secretária fixa num espaço de coworking.

Se a sua equipa utiliza o Google Calendar ou outro tipo de sistema de agendamento certifique-se de que o gere meticulosamente. Bloqueie tempo na agenda em que não estará disponível para que os seus colegas de trabalho saibam sempre quando você se encontra indisponível.

Comunicar claramente com a sua equipa sobre disponibilidade é a chave para manter um trabalho fluído em circunstâncias fora do comum. Por último, planeie adequadamente por forma a manter um equilíbrio entre o trabalho e a vida. Poderá ser tentador trabalhar durante horas ou tentar manter um dia de trabalho “normal” baseado no seu fuso horário mas faço-o somente se a sua função o permitir. Caso contrário será fácil dar por si a trabalhar 15 horas por dia.

Uma coisa é sonhar com a possibilidade de fazer o seu trabalho de forma remota e a partir do outro lado do mundo; outra inteiramente diferente será realmente fazer com que funcione. Alguma diligência e uma grande preparação poderão tornar o estilo de vida de nómada digital uma realidade.