Como deixar de procrastinar

Apresentamos-lhe uma fórmula que o ajudará a motivar-se para fazer aquilo que é preciso. Experimente.

Você costuma procrastinar? Sabe o que precisa de fazer mas começar a fazê-lo é difícil?

A procrastinação é um dos problemas mais comuns com que me deparo quando falo com indivíduos sobre produtividade. Começar uma tarefa é geralmente a parte mais difícil e mesmo com um objetivo claro em mente dar o primeiro passo pode ser difícil.

Em preparação para esta publicação passei algum tempo a ler sobre diferentes tipos de teorias motivacionais para desconstruir o porquê de procrastinarmos. Ao fazê-lo espero chegar ao argumento de que todos vocês precisam para pararem de procrastinar e começarem a executar como um sistema para fazer o trabalho.

Esta publicação irá tornar-se um pouco nerd por isso pegue num café e vamos a isso!

A pequena teoria que criei chama-se “A Fórmula da Execução”. Pareceu-me justo nomeá-la como “execução” na medida em que é o oposto de procrastinação. A melhor forma para ilustrar esta minha teoria é a seguinte:

Deixe-me apresentar-lhe as diversas etapas:

Em primeiro lugar, por forma a executar de forma eficaz e parar de procrastinar, precisamos de estar motivados (mais sobre isso abaixo). Isto significa que precisamos de ser levados ou conduzidos a fazer algo, por exemplo: temos que fazer algo porque precisamos de o fazer (como pagar as contas) ou temos que fazer algo porque realmente queremos fazê-lo (como ir ao cinema). No entanto, a motivação por si só não é suficiente – é por isso que você encontra pessoas motivadas para fazerem algo mas que lutam para começar. Falta-lhes um sistema.

A motivação é a RAZÃO pela qual vai fazer algo e o sistema é COMO é que irá fazê-lo. O sistema ajuda a criar um sentido de disciplina. É também muito importante para ajudá-lo a estruturar o seu trabalho: para que você saiba quando, onde e como irá fazer determinadas tarefas. Quando você tem a motivação para fazer algo e um sistema para o executar chegamos à “disciplina”. Esta é basicamente o resultado dos dois inputs anteriores. A disciplina é particularmente importante para puxar pela motivação quando você tem que fazer algo que não quer necessariamente fazer. O não queremos mesmo fazer determinada coisa requer mais disciplina do que se estivermos motivados a fazer algo que genuinamente queremos fazer (puxando pela motivação).

Finalmente chegamos à “execução”. Se você se motivou de forma eficaz e tem um sistema para fazer o trabalho, a sua disciplina irá ajudá-lo a executar e a começar a trabalhar na tarefa em mãos.

Ok, então esta é uma olhadela básica na “Fórmula da Execução”. Vamos mergulhar um pouco mais em alguns dos componentes para percebermos porque é que procrastinamos e aprendermos o que precisamos de fazer para executar de forma eficaz.

A Teoria da Motivação Temporal pode ser definida como: “Introduzida num artigo de 2006 da Academy of Management Review (a Teoria da Motivação Temporal) sintetiza numa única fórmula os principais aspetos de outras grandes teorias motivacionais, incluindo a Teoria ao Incentivo, a Teoria de Direção, a Teoria da Necessidade, a Auto-Eficácia e a Definição de Objetivos.”

Como equação tem o seguinte aspeto:

Por outro palavras, a Teoria da Motivação Temporal combina o melhor de outras teorias motivacionais numa só teoria mestre. Vamos quebrar esta fórmula e definir cada componente:

Como exemplo básico vamos dizer que precisa de fazer algumas compras de supermercado pois são quatro da tarde e não tem comida para o jantar. O seu nível de expetativa é provavelmente bastante elevado (você acredita que será bem sucedido) em relação à sua viagem de compras. O valor que resulta da viagem é que você terá alimentos para o jantar mais tarde. A impulsividade é baixa pois procrastinar significaria que não teria nada para comer mais tarde. Da mesma forma o atraso é bastante improvável pois precisa de jantar dentro de algumas horas e não tem muito tempo. Assim, a sua motivação para ir às compras é alta e você salta para o carro e segue.

Vamos agora considerar um exemplo que conduz à procrastinação:

Imagine que tem que escrever um ensaio e tem quatro semanas para o fazer. Está bastante confiante com a sua capacidade para o fazer mas simultaneamente não espera obter um Excelente. Não vai obter muito valor a partir deste ensaio. É claro que poderá ter uma boa nota se se esforçar mas não é como se este ensaio fosse contribuir para ganhar algum dinheiro. Por estas razões, você torna-se mais impulsivo. Vamos encará-lo: há coisas mais interessantes a fazer com o tempo de que dispõe, certo? E claro, tem quatro semanas para terminar o ensaio, logo não há urgência para começar de seguida e você deixa-o por agora. Boom: procrastinação!

Aí está ela – os componentes básicos da motivação. Vamos agora ver como o facto de ter um sistema ajuda a responder a cada um destes componentes da motivação para poder evitar a procrastinação.

Quando digo “sistema” o que realmente quero dizer é uma forma de organizar o seu trabalho. Por exemplo: o meu sistema compreende ferramentas como a Asana, o Evernote e o Sunrise Calendar que me permitem manter-me organizado, planear o meu tempo e executar eficazmente. Mas um sistema é muito mais do que as ferramentas que você utiliza. É sobre adotar os hábitos certos que lhe permitam trabalhar mais eficazmente. Por exemplo, ter tempo para planear as suas tarefas para o dia seguinte, escrever um diário e conduzir revisões mensais. Um sistema é um método abrangente que explica COMO faz o seu trabalho. Vamos ver como ter o sistema certo pode trabalhar em conjunto com a teoria motivacional:

Expetativa: um sistema ajuda-o a criar a crença de que consegue fazer algo. Por exemplo, você poderá frequentemente pensar que não tem tempo para fazer determinadas coisas. Bem, pense novamente! Pense de quanto tempo necessita para desenvolver uma tarefa e de seguida agende blocos de tempo necessários para a completar no seu calendário. Quando coloca tudo no calendário poderá ver o tempo que a tarefa levará. Na sua mente poderá vê-la ser completada a tempo. Percorrer este processo de agendamento ajuda a melhorar a sua auto-crença de que pode, de facto, fazer determinadas coisas.

Outro aspeto a notar aqui é que quando mantém todas as suas ideias e lembretes mentais trancados na sua cabeça os mesmos poderão tornar-se um pouco esmagadores. Ao seguir o processo de retirar tudo da sua cabeça e colocar num sistema utilizando ferramentas como a ToDoist ou a Asana não tem que se preocupar com o ter que se lembrar de fazer coisas e irá naturalmente começar a acreditar mais em si.

Valor: qualquer bom sistema normalmente começa com o planeamento. Ao passar pelo adequado processo de planeamento e trabalhar os seus objetivos mais importantes você poderá aumentar o valor percebido que pode ser adquirido ao fazer algo. Em poucas palavras é disso que se trata a fixação de metas, certo? É sobre definir claramente qual o resultado que pretende. Ao tornar os seus objetivos claros você terá mais razões para fazer o trabalho necessário para os alcançar e é menos provável que procrastine.

Impulsividade: quando você passa pelo acima descrito processo de planeamento e programação você faz um compromisso silencioso consigo mesmo em como irá fazer algo. Você diz: “Vou atingir ABC até à data XYZ e quando o tiver feito terei atingido este resultado.” Quando você cria estrutura ao redor dos seus objetivos e trabalha assim é menos provável que seja impulsivo na medida em que é responsável pelos resultados.

Tempo (até concluir tarefa): este é um pouco mais difícil de mitigar pois a maioria das vezes está fora do nosso controlo. Quando você não tem muito tempo para fazer algo o seu sistema poderá ajudá-lo a planear, priorizar e executar os passos mais essenciais e necessários para alcançar o resultado desejado. Quando você tem muito tempo para completar uma tarefa tem mais flexibilidade. Mas só porque tem mais tempo não significa que o deverá utilizar todo. O seu sistema poderá ajudá-lo a terminar o seu trabalho cedo e assegurar que não perde muito tempo com uma tarefa.

Ter o sistema certo cria uma estrutura à volta do trabalho e isto permite-nos mitigar as causas da procrastinação.

Como referi acima, a disciplina é a sua vontade de fazer o que é necessário quando a motivação não está presente. Quando experiencia ter que puxar pela motivação (quando está a fazer algo porque tem que fazer e não porque quer fazer) então precisa de ser mais disciplinado. No entanto, se estiver a trabalhar em algo pelo qual é apaixonado, a disciplina é menos importante. Não serve isto para dizer que você não precisa de ter disciplina quando trabalha nas coisas em que quer trabalhar. Ainda precisa da disciplina para priorizar e escolher as coisas certas nas quais trabalhar primeiro.

Uma boa coisa de ter um sistema é que o mesmo ajuda a criar mais disciplina ao redor do seu trabalho independentemente do facto de você o querer ou não fazer. Logo se você não quiser fazer algo mas tiver um sistema você ainda pode executar eficazmente. E se você for disciplinado e estiver a fazer algo com que se importa estará altamente motivado e será muito mais provável que execute e evite a procrastinação.