Saiba como passar a fazer muito mais em muito menos tempo.
Você poderá estar a fazer quase tudo bem para obter o melhor da sua semana mas os resultados do seu trabalho poderão não ser tão impressionantes. Talvez o seu foco e planeamento precisem de um ajuste. Ou melhor ainda: você precisa de construir um melhor e mais inteligente plano para fazer mais coisas a cada dia. Afinal de contas, um plano perfeito é uma das chaves para se ser produtivo. Fortaleça a sua produtividade com estas ideias.
1. Dedique tempo, a cada semana, para priorizar grandes metas para a semana, mês e trimestre seguintes.
2. Utilize lembretes que o notifiquem das próximas tarefas ao longo do dia.
3. Altere o padrão de reuniões de uma hora para apenas 20 minutos e certifique-se de que qualquer pessoa que solicita o seu tempo sabe que você irá sair mais cedo.
4. Siga rotinas diárias rígidas. O pico de produtividade não se trata de sorte. Trata-se de dedicação.
5. Foque-se no momento. Se se sentir esgotado (como quase toda a gente) poderá não ser por ter tanto para fazer mas sim porque está a tentar fazer muito ao mesmo tempo – avança Douglas Merrill, fundador da ZestFinance.
6. Ignore o seu e-mail. Isto provavelmente soa muito mais fácil do que realmente é considerando que a maioria das pessoas tende a verificar o seu a cada 5-10 minutos. Mas se você somar todos os minutos necessários para verificar continuamente a caixa de entrada e, de seguida, responder, é fácil perceber porque é uma tal perda de tempo.
7. Lide com determinado aspeto apenas uma vez. Faça-o agora. Passará a estar fora da sua mente e você pode focar-se no assunto seguinte.
8. Escreva uma lista daquilo que tem de parar de fazer. Cada pessoa produtiva prepara, obsessivamente, listas de afazeres. No entanto, indivíduos envolvidos a um nível superior de gestão também registam aquilo que se comprometem a parar de fazer. Steve Jobs afirmou que o que tornou a Apple na Apple não foi tanto o que decidiram construir mas todos os projetos que decidiram ignorar.
9. Não diga que sim a cada pedido. A maioria de nós tem uma necessidade profunda de ser apreciado. Isso traduz-se em dizermos que sim a tudo – o que é o fim da produtividade de elite.
10. Vale a pena dizer que não. Não esteja tão disponível para todos. Zero interrupções. Foco puro. Resultados maciços.
11. Fazer várias coisas ao mesmo tempo não funciona. Os investigadores acreditam que o cérebro humano tem apenas determinada capacidade de processamento – logo a tentativa de realizar várias tarefas diferentes ao mesmo tempo fará com que sufoque, em vez de maximizar a sua eficiência.
12. Mantenha as reuniões curtas. As reuniões podem ser vitais para discutir objetivos e estabelecer uma visão do futuro. Se nada for feito os assuntos tendem a complicar-se e a consumir horas (ou, em casos extremos, até mesmo dias) do seu tempo sem que nada importante seja decidido.
13. Utilize aplicações de rastreamento de tarefas como a Todoist, Wunderlist ou Asana para avançar com tarefas genéricas ao longo do dia, quando tem alguns minutos livres.
14. Torne uma prioridade ter tudo o que colocou na sua lista realizado a cada dia. Seja zeloso quanto a não procrastinar.
15. Tenha sempre um bloco consigo e aponte todos os seus pensamentos, conversas e atividades durante uma semana. Isto irá ajudá-lo a perceber o quanto consegue ter feito ao longo de um dia e onde se estão a perder momentos preciosos.
16. Faça outsourcing de tudo aquilo em que você não é o BIW (Best In the World – o melhor do mundo). Foque-se apenas nas atividades dentro da “sua zona de Picasso”.
17. A fim de fazer a melhor utilização do seu tempo no seu negócio o seu dia deve ser constituído por uma série de metas com marcos específicos.
18. Utilize o seu calendário como um diário em “tempo real” em relação a quem liga e ao que faz em intervalos de tempo ao longo do dia. Tal torna com que seja mais fácil lembrar-se no futuro.
19. Utilize a tecnologia do seu smartphone para ditar lembretes, eventos e tarefas – que precisam de ser feitas – à medida que pensa nas mesmas ao longo do dia.
20. Se você tem um projeto particularmente grande que parece esgotante divida-o em partes menores e mais fáceis de gerir. De seguida lide com cada uma das partes de cada vez. Mantenha uma lista e sinta a sensação de realização de cada vez que assinala como feita cada uma dessas tarefas menores.
21. Dedique os primeiros 30 minutos, ou menos, de cada dia para planear o seu dia. Não comece o seu dia até ter concluído o seu plano. A parte mais importante do seu dia é o momento em que você agenda o seu tempo.
22. Siga a regra 80/20. Você sabia que apenas 20% daquilo que faz a cada dia produz 80% dos seus resultados?
23. Defina um calendário e prazos para os seus projetos mais importantes e seja realista quanto ao tempo que os mesmos irão tomar.
24. Planeie passar pelo menos 50% do seu tempo envolvido nos pensamentos, atividades e conversas que produzem a maior parte dos seus resultados.
25. É importante organizar o seu dia ao redor dos ritmos naturais do seu corpo – avança Carson Tate, fundador e sócio-gerente da consultora de gestão Working Simply. Enfrente as tarefas mais complexas quando a sua energia está num nível mais elevado.
26. O cérebro também aprende e executa tarefas complexas agrupando itens semelhantes. Tate sugere alavancar essa capacidade agendando tarefas semelhantes para serem feitas de seguida. Por exemplo: você poderá fazer todas as chamadas telefónicas de seguida, ou preparar e enviar e-mails todos de seguida.
27. Uma boa dose de ar fresco e luz do dia, longe do ambiente artificial de um escritório, será boa para a alma. Especialmente se o seu ambiente de escritório for abafado, escuro e com ar condicionado em funcionamento.
28. É fundamental fazer pausas e deixar o seu cérebro descansar. Dê um passeio ou socialize por um pouco para se preparar para novas tarefas. Você voltará com baterias carregadas e pronto para alcançar os seus objetivos com maior eficiência.