Apresentamos-lhe uma série de técnicas de gestão do tempo ideais para jovens adultos.
Étienne Garbugli, designer baseado em Montreal, passou por tudo isso. No entanto, à medida que ficava mais velho aprendeu a gerir o seu tempo e carga de trabalho de forma eficaz. Hoje é consultor e empresário e publicou recentemente o seu primeiro livro “Lean B2B: Build Products Businesses Want.” (B2B Definido: construa produtos que as empresas procuram). No ano passado reuniu algumas das suas aulas preferidas numa apresentação no SlideShare “26 Time Management Hacks I Wish I’d Known at 20.” (26 Dicas da gestão de tempo que gostaria de ter sabido quando tinha 20 anos). Em dezembro, o SlideShare nomeou-a como a apresentação “mais apreciada” de 2013.
De seguida explicamos algumas das suas melhores dicas de gestão de tempo – que todos devem aprender ao longo dos seus 20 anos.
1. Há sempre tempo. O tempo é uma questão de prioridade.
Você nunca “fica sem tempo”. Se você não terminou algo na altura em que devia ter terminado foi porque não o considerou urgente ou agradável o suficiente para o priorizar face a qualquer outra coisa que estivesse a fazer.
2. Os dias preenchem-se sempre mais rápido do que o esperado.
Construa algum tempo-tampão. Como David Heinemeier, fundador de Ruby on Rails e Basecamp, afirmou: “Planeie apenas quatro a cinco horas de trabalho real por dia.”
3. Trabalhe mais quando se sente produtivo. Relaxe quando não se sente.
Em alguns dias não estará em forma – e noutros dias será capaz de manter o foco durante 12 horas seguidas. Tire vantagem desses dias.
4. Pare de fazer todas as tarefas – isso prejudica o seu foco.
Estudos académicos concluíram que o cérebro gasta energia quando reajusta o foco de um item para outro. Se você passar o dia a fazer muitas coisas diferentes estará a esgotar o seu cérebro.
5. Focamo-nos mais e somos mais produtivos com tempo limitado.
O trabalho parece encontrar sempre forma de se ajustar ao tempo alocado para o mesmo – por isso fixe prazos mais curtos para cada tarefa.
6. O trabalho é a melhor forma de continuar a trabalhar. Comece com pequenas tarefas para fazer a bola girar.
O plano de negócios que precisa de terminar poderá ser intimidante às 8 da manhã. Sintonize a sua mente com tarefas fáceis, como responder a e-mails de trabalho importantes.
7. Trabalhe de forma iterativa. As expetativas para fazer as coisas de forma perfeita são sufocantes.
George S. Patton disse uma vez: “Um bom plano executado agora é melhor do que um plano perfeito executado daqui a uma semana.”
8. Mais horas de trabalho não significam mais produtividade. Utilize obstáculos como oportunidades.
Não se engane a pensar que ficar sentado à secretária o fará trabalhar mais. Faça o que puder para terminar a sua atual tarefa até ao final das normais horas de trabalho – em vez de trabalhar pela noite dentro.
9. Separe as tarefas mais pequenas das estratégicas para se tornar mais produtivo.
Idealmente poderá debater as suas ideias e de seguida executá-las. Se estiver constantemente a parar o seu fluxo de trabalho para repensar algo estará a retardar-se a si próprio.
10. Organize reuniões importantes para o início do dia. O tempo que leva até um encontro é muitas vezes desperdiçado.
Se você tiver um encontro importante marcado para as 4 da tarde é possível que surja alguma ansiedade que mantenha a reunião no seu pensamento. Tente despachá-las no início do dia para poder trabalhar sem estar preocupado.
11. Marque reuniões e comunique por e-mail ou telefone consecutivamente para criar blocos de trabalho ininterrupto.
Você irá interromper o seu fluxo se parar para falar com pessoas ao longo do dia.
12. Trabalhe ao redor da procrastinação. Procrastine entre intensos sprints de trabalho.
Tente a “Técnica Pomodoro” de Francesco Cirillo. “Pomodoro” é a palavra italiana para “tomate” e refere-se ao temporizador de cozinha em forma de tomate que Cirillo utilizava para separar o seu trabalho em períodos de 25 minutos com pausas de 5 minutos pelo meio. Você pode utilizar a mesma ideia com os seus próprios períodos – desde que inspirem momentos de trabalho a sério.
13. Quebre uma tarefa enorme em blocos mais fáceis de gerir.
O treinador de futebol do Alabama, Nick Saban, segue uma filosofia semelhante a que chama o Processo. Em vez de ter os seus jogadores concentrados em vencer o campeonato treina-os para se focarem apenas no que está exatamente à sua frente – cada bloqueio, passe e golo.
14. Nunca duas tarefas têm a mesma importância. Priorize sempre. Seja cuidadoso com as listas de afazeres.
Listas de tarefas diárias são formas eficientes para programar o seu dia. Faça o que conseguir mas evite os itens “arrumar a secretária” a par de “arquivar os impostos”.
15. Saiba sempre aquilo que tem realmente de fazer durante o dia.
Para priorizar determine qual a tarefa mais importante – e foque a sua energia em tê-la cumprida o mais rapidamente possível.
16. Delegue e aprenda a recorrer a outras pessoas.
Para ser verdadeiramente eficiente supere o medo de entregar trabalho a outra pessoa. “Se algo puder ser feito em 80% por outra pessoa, delegue!” – Avança John C. Maxwell, autor de “How Successful people think: change your thinking, change your life.” (Como as pessoas bem-sucedidas pensam: altere a sua forma de pensar e mude a sua vida).
17. Vire a página sobre o dia de ontem. Pense apenas no dia de hoje e amanhã.
Não se distraia com sucessos ou fracassos do passado. Foque-se antes no que está à sua frente.
18. Estabeleça prazos para tudo. Não deixe que as tarefas continuem indefinidamente.
Perder muito tempo com um projeto ou mantê-lo em banho-maria por muito tempo irá conduzir à estagnação. Faça o que tem a fazer e siga em frente.
19. Tire sempre notas.
Não assuma que se irá lembrar de cada boa ideia que lhe vier à cabeça durante o dia. Não interessa se é um caderno, quadro branco ou aplicação como a Evernote – apenas aponte as ideias.
20. Anote todos os pensamentos alheios que surgem quando está concentrado – para que não permaneçam como distrações.
Irá tirá-los do caminho sem os perder.