O antigo diretor de engenharia do Facebook é um mestre da produtividade e ensina-o a tornar-se uma pessoa altamente produtiva. Como poderá então adotar hábitos mais produtivos?
Sou um criador de software, designer e empresário. Sou co-fundador do Asana, um software da produtividade em equipa que muitas grandes empresas (por exemplo: Uber, Pinterest, Dropbox) usam para fazer as suas empresas funcionar. Quando eu era diretor de engenharia no Facebook, projetei a ferramenta interna da produtividade em equipa que a empresa ainda usa hoje em dia.
Escusado será dizer que há muito tempo que sou obcecado com produtividade.
Aqui estão as dicas que eu penso serem essenciais para a minha produção criativa. Cada dica refere-se a otimizar uma de três áreas: o seu meio, a sua mente e o seu processo.
Otimize o seu meio
Desligue todas as distrações
O veredicto é claro: fazer "multitarefa" faz as pessoas sentirem que são mais produtivas, mas estudos mostram que nos torna menos produtivos. As tentações do email são fortes. Mas interrupções frequentes podem fazer de nós mais tolos e demora muito mais do que é esperado para voltarmos a fazer aquilo que estávamos a fazer. Então, quando é hora de se concentrar,
- Coloque o telefone na opção não incomodar. No iPhone: deslize para cima a partir da parte inferior do telefone e, em seguida, pressione o ícone da lua.
- Feche todas as janelas do navegador do seu computador que não estão diretamente relacionadas com a tarefa em mãos.
- Se parte do seu trabalho for a composição de emails, entre num estado onde pode escrevê-los sem ver os novos mails que está a receber.
- Desligue as notificações de email no seu computador.
- Desligue o chat.
Encontre o seu ritmo
Se o seu dia é constantemente interrompido por reuniões, é muito difícil entrar no ritmo, ou seja um estado onde está realmente a fazer tudo e a conseguir resolver tarefas profundamente complexas.
- Adicione 3 horas de "reuniões" ao seu calendário onde você é o único participante. Os colegas de trabalho vão agendar o que precisam em volta destas horas de trabalho, e assim vai conseguir trabalhar sem ser interrompido.
- Se for possível, faça a sua empresa concordar em ter um dia por semana onde não haverá reuniões. No Asana, temos as quartas-feiras sem reuniões.
- Aponte as horas do dia de trabalho que são melhores para atividades diferentes. Faça o seu trabalho mais difícil durante o seu "tempo de Super-homem." Aqui está o processo que usei para determinar que o meu tempo é das 10:00 até ao meio-dia: descubra o seu tempo de Super Homem.
Domine as suas ferramentas
Se usa um computador durante todo o dia, cada vez que agarra no rato, atrasa-se um pouco, e perde um pouco de ritmo. O ideal é interagir com o seu computador à velocidade a que pensa. Isso exige que aprenda os atalhos do teclado do software que mais utilizou.
- • Cada vez que estiver a usar o rato, veja se há um atalho no teclado. Normalmente aparecerá ao lado do item de menu, ou na pequena dica que aparece quando coloca o cursor num botão. Num Mac: ⌘ significa Comando, ⌥ significa Opção, ⇧significa Shift, e ^ significa Controlo.
- • Utilize o SizeUp para reorganizar rapidamente as suas janelas sem um rato.
Otimize a sua mente
Um dos meus livros favoritos sobre este tema é Envolvimento Total: Gerenciando Energia e não o Tempo de Tony Schwartz. Até o nome do livro é um forte lembrete.
Faça pausas regulares
O senso comum diz-nos que quanto mais tempo passarmos a trabalhar, mais trabalho acabaremos por fazer. Mas isso não é verdade. Os seres humanos não são robôs. As nossas mentes precisam de tempo para recarregar. Estudos sugerem que um intervalo de 15 minutos em cada 90 minutos é uma boa regra de ouro para fazer mais trabalhando menos.
Medite e tome conta do seu corpo
- Hidrate-se. No início do dia, ponho 5 copos altos de água na minha secretária. Bebo-os todos até ao final do dia. Vê-los ali é um bom indicador do meu progresso.
- Coma bem. Um almoço alto em hidratos de carbono é frequentemente um desastre para a sua energia durante a tarde.
- Faça exercício. Já foi feita a ligação entre a produtividade e o exercício cardio, por isso deve tentar faze-lo, pelo menos, duas vezes por semana.
- Jejue. Entre um dia por mês e um dia por semana.
- Em suma, certifique-se de que está a utilizar o seu tempo fora do trabalho para se nutrir, de modo a que tenha energia para dar o seu máximo quando está a trabalhar.
Supere a procrastinação ao enfrentar desconforto
Eu não procrastino porque sou preguiçoso; procrastino porque a minha tarefa de mais alta prioridade deixa-me subtilmente (ou não tão subtilmente) desconfortável. Quando isto acontece deve:
- Ser honesto sobre o que o está a deixar desconfortável. Escreva (ou partilhe com um amigo) explicita e compassivamente a causa exata do desconforto. Porque será que isto é tão horrível?
- Identifique um próximo passo confortável.
- Escrevi mais sobre esta técnica em How to Overcome Procrastination by Facing Discomfort.
- • Se não tem energia para enfrentar o medo que sente agora, então faça pelo menos a segunda coisa maior prioridade da sua lista, em vez de ir para o Facebook. O prolífico professor John Perry de Stanford chama a isso "Procrastinação Estruturada," e atribui a maior parte do seu sucesso a isso em StructuredProcrastination.com.
Otimize o seu processo
Obtenha um plano claro
Muita falta de produtividade surge de uma falta de priorização. Quando não é muito claro o que realmente necessita para atingir o seu objetivo, e qual é a sua maior prioridade.
- Não trabalhe mais até que os próximos passos sejam 100% claros para si, e acordados por todos os membros da sua equipa.
- Comece por estabelecer: Qual é o nosso objetivo? Porque o queremos alcançar? Quais são todos os passos necessários para alcançá-lo? Quem é responsável por cada passo? Por que ordem devem ser feitos?
Junte-se com outros
Algumas pessoas adoram trabalhar sozinhas, mas, para tarefas complexas, acho isso geralmente doloroso e propenso a distrações.
- Encontre um colega que goste de colaborar. Por vezes as tarefas que me levariam dois dias a completar conseguem ser concluídas em 2 horas com o colega certo. "A programação em pares" é comum em engenharia de software, mas funciona para tudo.
- Alternadamente, pode ter uma conversa consigo mesmo ao se juntar com um editor de texto ou diário: comece a questionar-se sobre as grandes perguntas e a escrever as suas respostas. Já tive diálogos longos, estratégicos e produtivos com o meu computador ao escrever simplesmente perguntas e respondê-las de forma livre.
Comprometa-se publicamente a um prazo
Utilize a pressão dos pares para conseguir uma vantagem. Se uma tarefa importante não tiver um prazo dado, digo às pessoas com confiança, "vou enviar-lhes uma cópia até ao final do dia de sexta-feira." Como não quero parecer ridículo à frente dos meus colegas, vou obviamente certificar-me de que está pronta para eles até sexta-feira.
Utilize o software para ter noção do seu trabalho
Não é de surpreender que acredito que o Asana é o melhor a fazer isto. Não se limita a acompanhar a sua lista de coisas a fazer; também controla o fluxo de trabalho de todo o grupo, de modo a que não precise de reuniões intermináveis para saber o que fazer. E retém as conversas juntamente com o trabalho, para que não esteja constantemente a perder tempo com emails para obter as informações que precisa.
Tire algum tempo para refletir
Reserve apenas alguns minutos ao final de cada dia, e considere o que correu bem e o que correu menos bem. Será que existem melhorias a fazer no seu fluxo de trabalho da próxima vez? Se a cada dia pode ser 1% mais eficiente, então até ao final do ano será 15x mais produtivo.