13 maus hábitos que o impedem de ser produtivo

Para ser mais produtivo não tem de passar a fazer nada de novo. Basta deixar de fazer o que está a fazer mal.

Ser-se mais produtivo está relacionado com ser-se mais inteligente na forma de se trabalhar e não com o trabalhar arduamente. Embora não seja uma proeza fácil, é possível conseguir se fazer mais em menos tempo se não se estiver a sabotar a si mesmo com maus hábitos.

Aqui ficam 13 coisas que deve parar imediatamente de fazer para se tornar mais produtivo.

Uma vez que a maioria de nós tem acesso à internet no trabalho, é fácil distrairmo-nos a procurar uma coisa qualquer que de repente nos lembrámos.

É por isso que o utilizador do Quora Suresh Rathinam recomenda o apontamento desses pensamentos ou perguntas num bloco de notas. Assim, pode procurar a informação que pretende mais tarde, numa altura em que não esteja a tentar dar conta do trabalho.

Embora muitas pessoas pensem que conseguem fazer duas coisas ao mesmo tempo, várias investigações científicas mostraram que apenas 2% da população é que consegue fazer várias tarefas em simultâneo de forma eficaz.

Para os restantes, o ‘multitasking’ é um mau hábito que diminui a nossa capacidade de concentração e torna-nos menos produtivos a longo prazo.

O acesso constante à internet também pode tentar as pessoas a verificar constantemente o email ao longo do dia. Infelizmente, sempre que o faz perde até 25 minutos de tempo laboral. Além disso, ir constantemente verificar o email torna-o mais estúpido.

O consultor de estratégia Ron Friedman sugere antes que saia do Outlook, feche os separadores de email e que desligue o telemóvel por sessões de 30 minutos quando se imerge em trabalho.

Seja uma dieta nova, uma nova rotina de treino, ou um horário de trabalho, uma das coisas que mais dificultam formar um novo hábito é a ânsia de se enganar a si próprio com uma recompensa por se concentrar numa rotina durante muito tempo.

Esta ideia de que “merecemos” gastar dinheiro numa refeição caprichosa após uma longa semana produtiva chama-se “licença moral” (do inglês ‘moral licensing’) e abala o plano de muitas pessoas de se melhorarem.

Tente antes tornar o seu objetivo uma parte da sua identidade, ou seja, pensar que é um tipo de pessoa que poupa dinheiro ou treina regularmente em vez de pensar ser alguém que está a fazer algo contra a sua vontade para fazer algo novo.

É frequente as pessoas começarem o dia a fazer tarefas fáceis para irem avançando as coisas e deixarem o trabalho mais difícil para mais tarde. Isto não é mesmo nada boa ideia e que leva constantemente a que o trabalho mais importante nunca venha a ser feito.

Tal como muitos investigadores comprovaram, as pessoas têm uma vontade limitada que vai diminuindo ao longo do dia. Por isso, é melhor realizar as tarefas mais difíceis e importantes no início do dia.

Nada consegue interromper tanto a fluidez da produtividade como uma reunião desnecessária. E com tantas ferramentas à mão como o email, instant messenger e videochamada, é melhor deixar as reuniões para apresentações e discussões importantes que têm mesmo de ser feitas em pessoa.

O fundador da BlueGrace Logistics Bobby Harris recomenda que as pessoas não aceitem ir a reuniões a não ser que a pessoa que a tenha marcado tenha publicado um horário certo e referido especificamente quanto tempo a reunião vai durar. E mesmo assim, Harris recomenda dar à pessoa metade do tempo que pediram inicialmente.

Nilofer Merchant, uma consultora de empresas e autora do livro “A Nova Forma De Fazer. Criando Soluções Empresariais Através Da Estratégia Colaborativa” partilhou com as audiências TED a forma como ajudou várias grandes empresas a desenvolver novas ideias de sucesso: através de reuniões em passeio.

Merchant recomenda que se dispense as reuniões em cafés ou salas de conferência com luzes fluorescentes e se passe antes a fazê-las em passeios de 30 a 50 km por semana.

“Vão ficar surpreendidos pela forma como o ar fresco potencia “pensamentos frescos”, vão ver que trarão novas ideias para as vossas vidas”, afirma ela.

Acionar esse botão logo de manhã pode dar-lhe a sensação de ganhar mais tempo para dormir antes de começar o dia, mas a realidade é que esse botão pode estar a fazer-lhe mais mal do que pensa.

Isto porque quando acorda, o seu sistema endócrino começa a libertar hormonas de prontidão para começar o dia. Ao voltar a dormir está a abrandar este processo. Além disso, esses nove minutos não dão ao seu corpo o sono reparador que precisa.

Isto não quer dizer que deve cortar no sono. Tal como refere Arianna Huffington no seu discurso TED, uma boa noite de sono tem o poder de aumentar a produtividade, a felicidade, a tomada de decisões mais inteligente e desbloquear melhores ideias. O truque para conseguir mais tempo de sono é planear adiantadamente e começar a acalmar a horas mais razoáveis.

Algumas pessoas pensam que ter muitos objetivos é a melhor forma de garantir sucesso – se uma delas falhar, pelo menos têm muitas outras de reserva. Infelizmente, este tipo de indecisão pode ser extremamente contraproducente.

Warren Buffet tem o antidoto perfeito. Ao ver que o seu piloto pessoal não estava a conseguir realizar os seus objetivos de vida, Buffet disse-lhe que fizesse uma lista de 25 coisas que ele gostasse de fazer antes de morrer. Mas em vez de tentar completá-las uma a uma, Buffet aconselhou-o a escolher as cinco que ele achasse que eram as mais importantes e ignorar o resto.

Muitas pessoas ambiciosas e organizadas tentam aumentar a sua produtividade fazendo um planeamento meticuloso para cada hora do dia. Infelizmente, as coisas nem sempre correm como planeamos, e bastam coisas como um filho doente ou uma tarefa inesperada para desorganizar o dia todo.

Em vez de fazer um planeamento exaustivo, poderá tentar planear apenas quatro ou cinco horas de trabalho real todos os dias, para que possa ser mais flexível.

Dito isto, deve dedicar um tempo a planear antes de tentar cumprir objetivos a longo prazo. Tentar chegar à fase final de um projeto que ainda vai a meio pode ser muito frustrante e uma grande perda de tempo.

O orador de Harvard Robert Pozen recomenda que determine primeiro como quer que seja o seu resultado final e traçar uma série de etapas para si. Assim que estiver a meio do processo, pode rever o seu trabalho para se certificar de que está no bom caminho e ajustar-se ao plano se necessário.

Os ecrãs LED dos smartphones, tablets e pcs libertam aquilo a que se chama de luzes azuis, que vários estudos já demonstraram que podem provocar lesões e suprimir a produção de melatonina, uma hormona que ajuda a regular o ciclo do sono.

A investigação também sugere que as pessoas com baixos níveis de melatonina estão mais sujeitos a sofrer de depressão.

A raiz da procrastinação é, mais ainda do que a preguiça, o medo de não fazer um bom trabalho, afirma o filósofo e autor britânico Alain de Botton no seu site The Book of Life.

“Só começamos a trabalhar quando o medo de não fazer absolutamente nada ultrapassa o medo de não fazer algo muito bem… e isso pode demorar algum tempo”, escreve ele.

A única forma de ultrapassar a procrastinação é abandonar o perfecionismo e não entrar em pânico por causa de pormenores à medida que vai avançando no trabalho. Fingir que a tarefa que tem para fazer não tem muita importância e que por isso não faz mal errar pode ajudá-lo a atirar-se ao trabalho mais depressa.