Conheça o método de Ivy Lee: é verdadeiramente simples e funciona
Em 1918, Charles M. Schwab era um dos homens mais ricos do mundo. Schwab era o presidente da Bethlehem Steel Corporation, a maior construtora de navios e a segunda maior produtora siderúrgica na América naquela altura. O famoso inventor Thomas Edison chamou-o uma vez de “lutador incansável”. Estava constantemente a tentar ficar em vantagem em relação à concorrência.
Certo dia em 1918, na sua tentativa de aumentar a eficiência da equipa e descobrir melhores formas de trabalhar, Schwab marcou um encontro com um consultor de produtividade altamente respeitado chamado Ivy Lee.
Lee era um empresário bem-sucedido e é amplamente recordado como pioneiro no âmbito das relações públicas. Como nos conta a história, Schwab levou Lee ao seu escritório e disse-lhe “Mostre-me como posso conseguir fazer mais coisas”.
“Deixe-me falar com cada um dos seus gestores por 15 minutos”, respondeu Lee.
“Quanto é que isso me vai custar?”, perguntou Schwab.
“Nada”, disse Lee. “A menos que funcione. Daqui a três meses, pode enviar-me um cheque com a quantia que acha que esta estratégia vale.”
O Método Ivy Lee
Durante os 15 minutos que Lee esteve com cada um dos executivos, explicou-lhes o seu método para atingir elevados níveis de produtividade:
- No final de cada dia, escreva as seis coisas mais importantes que precisa de ter concluídas no dia seguinte. Não escreva mais do que seis tarefas.
- Ordene essas seis tarefas conforme a sua verdadeira importância.
- Quando chegar ao trabalho no dia seguinte, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até a primeira tarefa estar concluída, e só depois é que se dedica à segunda.
- Proceda da mesma forma para os outros itens da lista. No fim do dia, mova as tarefas que ficaram por acabar para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
- Repita este processo todos os dias úteis.
A estratégia parecia simples. Schwab e a sua equipa executiva da Bethlehem Steel resolveram tentar. Passados três meses, Schwab estava tão satisfeito com o progresso da sua empresa que voltou a chamar Lee ao seu escritório e deu-lhe um cheque de 25.000 dólares.
Um cheque de 25.000 dólares passado em 1918 é equivalente a um cheque de 400.000 dólares passado em 2015.
O método de Ivy Lee de ordenar os itens da lista de tarefas conforme o grau de prioridade parece algo incrivelmente simples. Como é que algo tão simples podia valer tanto? O que é que o torna tão eficaz?
A boa gestão das prioridades. O método de produtividade de Ivy Lee utiliza muitos dos conceitos que já têm sido mencionados aqui.
Eis o que o torna tão eficaz:
É tão simples que funciona.
A principal crítica feita a métodos deste género é que são demasiado básicos. Estes métodos não contam com as complexidades e nuances da vida. O que acontece se surgir uma emergência? E se utilizarmos a tecnologia mais recente para o nosso próprio benefício? A minha experiência diz que a complexidade é muitas vezes uma fraqueza porque torna muito mais difícil voltar ao bom caminho. Sim, é verdade que vão surgir emergências e distrações inesperadas. Ignore-as o máximo que puder, trate delas quando for necessário e volte à sua lista de prioridades o mais rapidamente possível. Utilize regras simples para orientar comportamentos mais complexos.
Esta maneira de agir vai obrigá-lo a tomar decisões difíceis.
Não acredito que haja alguma coisa mágica nas seis coisas que Lee diz para se fazer por dia. Podia muito bem ser apenas cinco tarefas por dia. Contudo, acho que existe algo mágico na imposição de limites a nós próprios. Penso que a melhor coisa a fazer quando se tem muitas ideias (ou quando se fica pasmado com a quantidade de coisas para se fazer) é “podar” essas mesmas ideias e aparar tudo o que não é assim tão necessário. As restrições podem torná-lo melhor. O método de Lee é semelhante ao da regra 25-5 de Warren Buffett, que exige que se foque apenas nas cinco tarefas mais importantes e ignore as restantes. Basicamente, se não se dedicar a nada, vai distrair-se com tudo o resto.
O método remove a resistência de deitar mãos à obra.
O maior obstáculo que impede a conclusão da maioria das tarefas é começá-las. (Levantar-se do sofá pode ser difícil, mas assim que começar a correr vai ser muito mais fácil acabar o exercício físico). O método de Lee força-o a decidir qual vai ser a sua primeira tarefa, no dia de trabalho seguinte, na noite anterior. Esta estratégia tem sido incrivelmente útil para mim: sendo escritor, posso passar três a quatro horas a pensar no que devo escrever num determinado dia. No entanto, se decidir isso na noite anterior, assim que acordar posso começar logo a escrever. É simples, mas funciona. No início, começar é quase tão importante como ser-se bem-sucedido na tarefa em mãos.
Vai obrigá-lo a dar atenção a uma única tarefa.
A sociedade moderna adora a qualidade de multifacetado. O mito é que ser-se multifacetado é estar ocupado, que por sua vez é sinónimo de ser-se melhor. Não podia estar mais longe da verdade.
Ter-se menos prioridades faz com que se desempenhe melhor o trabalho. Experimente estudar especialistas de excelência de qualquer ramo – atletas, artistas, cientistas, professores, CEO – e vai descobrir uma característica em comum em todos – a concentração. A razão é simples. É impossível ser-se ótimo numa tarefa se se está constantemente a dividir o tempo em dez diferentes. A mestria requer concentração e consistência.
Conclusão? Faça a coisa mais importante primeiro todos os dias. É o único truque de produtividade que precisa de saber.