A tecnologia permite comunicação mais rápida mas isso também significa que existe uma maior probabilidade de se dizer algo que não se pretendia
As falhas de comunicação surgem com frequência na vida e no trabalho, em parte porque a tecnologia permite que comuniquemos mais depressa – mas não necessariamente melhor. Enquanto algumas falhas de comunicação são apenas irritantes, outras podem criar conflitos ou podem prejudicar relacionamentos.
Seguem-se cinco razões pelas quais as falhas de comunicação ocorrem – e o que fazer para evitá-las no futuro.
1. O que está a pensar só faz sentido para si – não faz sentido para mais ninguém
Escrever ou verbalizar o que estamos a pensar pode ser desafiante, especialmente quando tentamos fazer diversas coisas ao mesmo tempo.
A minha equipa sofre bastante com isto quando delego uma tarefa e espero que saibam exatamente o que se passa no meu cérebro.
A solução passa por deixar que os outros saibam tudo o que está a pensar, mesmo que os seus pensamentos não sejam totalmente claros para si também. A ideia passa por trabalhar as ideias em conjunto, para alcançar o melhor resultado possível. Gosto de verbalizar as minhas instruções, bem como de as escrever, para que outros saibam exatamente o que quero dizer.
2. Está a dizer demais e a complicar
Na minha primeira parceria de trabalho dizia coisas que não precisavam de ser ditas. Isso não causava apenas falhas de comunicação – conduziu à conclusão desse acordo de trabalho.
Também reparei que acontece com pessoas criativas que têm tendência a ocultar o seu ponto principal com uma data de palavras que complicam a sua mensagem.
Para dominar a arte de ser claro, escreva o que quer dizer e comece a cortar até conseguir criar uma mensagem simples – sem perder a ideia inicial. O mais provável é que não precise de adjetivos ou frases exclamativas para apresentar o seu ponto de vista.
3. Não controla o tom da sua mensagem
Pensar demais numa mensagem raramente resulta em melhor comunicação. É importante que se lembre de que não tem qualquer controlo sobre o que se está a passar do lado do recetor. Se essa pessoa já estiver de mau humor, poderá ler algo de uma forma que não corresponde à sua intenção. Embora não possa controlar a reação do recetor, pode fazer um esforço concertado para retirar qualquer emoção da comunicação e manter um tom profissional.
Costumo lembrar-me do seguinte: “Pode dizer qualquer coisa a qualquer pessoa mas a forma como o diz irá determinar se a reação será positiva ou negativa.”
4. Utiliza atalhos de escrita ou emojis para substituir palavras
Já utilizei caras sorridentes para que a outra pessoa soubesse que estava satisfeito com a sua mensagem. No entanto, quando vejo atalhos de escrita e emojis com os quais não estou familiarizado, não consigo perceber o que a pessoa está a dizer e não tenho tempo para ir procurar significados.
Um dia chateei-me com uma colaboradora. Mais tarde nesse dia, quando pensei que tudo tinha acalmado e estava bem, ela enviou-me uma mensagem com emojis – um bebé, um biberão, um hospital e um lacinho cor de rosa. Pensei: “Com que então está a chamar-me bebé! Devia saber que não é sensato chamar isso ao próprio chefe!”
Noutra conversa ao telefone uma pessoa disse-me o quão contente essa colaboradora tinha ficado ao perceber que eu ia ser pai. No entanto, o meu temperamento tinha levado a melhor – e quase a despedi por uma mensagem que tinha a intenção de ser simpática.
Mesmo que tenha todos os conhecimentos ao nível de etiqueta emoji, não deve assumir que toda a gente sabe a intenção e significado de acrónimos e imagens. Mantenha uma linguagem profissional e guarde esses atalhos para os seus melhores amigos.
5. Faz demasiadas suposições
Há alturas em que as pessoas não ouvem porque pensam que já sabem o que a outra pessoa irá dizer – ou estão ocupadas a preparar a sua própria resposta. Aplica-se a mesma ideia quando assume que sabe o que uma pessoa quer dizer no seu e-mail ou mensagem de texto, sem de facto ler e contextualizar. Pode estar cansado, emocional ou distraído – ou a mensagem pode vir de alguém do trabalho de quem não goste em particular.
Pare e leia a mensagem mais do que uma vez enquanto afasta suposições. Foque-se, reflita e leia novamente antes de desenhar conclusões. Se ainda não tiver a certeza, coloque questões para garantir que compreendeu bem a mensagem.
Uma comunicação eficaz exige prática. Sei que ainda não a aperfeiçoei. Paro para pensar quando recebo uma mensagem que me incomoda para dar à pessoa o benefício da dúvida – e lembro-me dos pontos acima mencionados para ter mais cuidado com o que leio, escrevo e verbalizo.