Descubra quais os hábitos de produtividade que funcionam consigo e mantenha-os
“Nada é menos produtivo do que tornar mais eficiente o que não é para ser feito de todo.” – Peter Drucker
Irá trabalhar melhor quando encontrar e mantiver os hábitos que funcionam consigo – não pode utilizar cada hábito produtivo de que ouve falar. As pessoas mais produtivas procuram manter os hábitos que produzem mais resultados: agem de forma consistente para maximizar cada minuto de cada dia. Pode alcançar grande desempenho se se focar nas coisas certas na altura certa. Saiba como fazer mais a cada semana.
1. Um dia produtivo começa com uma mente focada
“Não precisa de um novo plano para o próximo ano. Precisa de compromisso.” – Seth Godin
As distrações começam no pensamento. Não permita que a sua mente vagueie nos momentos em que está a trabalhar. Não quer ser desorganizado quando deve estar focado no seu trabalho. É muito difícil concentrar-se e ser produtivo quando se distrai constantemente. Uma mente organizada conseguirá obter o máximo de coisas feitas num curto período de tempo pois “perde-se” no trabalho.
Uma das melhores formas de manter o foco passa por encontrar uma posição confortável à secretária – e não se permitir movimentos ou distrações. Mantenha-se longe de distrações e foque os seus pensamentos na tarefa em mãos. Depois de algum tempo, a sua energia mental será totalmente canalizada para o seu trabalho – até este estar completo.
Uma mente desorganizada, por outro lado, tira-lhe a capacidade de mergulhar de forma completa nas tarefas e de terminá-las a tempo. As suas escolhas, decisões e capacidade de ser criativo também sofrem quando a sua mente se encontra num estado invasivo. Também se poderá distrair mais facilmente quando lida com tarefas extremamente fáceis ou extremamente complexas.
2. Domine o seu tempo, domine a sua vida
“Assim que tiver dominado o tempo irá compreender como é verdade que a maioria das pessoas sobrestimam aquilo que conseguem realizar num ano – e subestimam o que conseguem alcançar numa década!” – Tony Robbins
Tem uma média de 2.400 minutos a cada semana para si. O tempo é o seu mais valioso bem no trabalho – sendo que o tempo despendido não pode ser reclamado. Muito pode ser alcançado numa semana se souber o que está a fazer a cada momento.
As pessoas ultra-produtivas focam-se em fazer o máximo nos minutos que têm disponíveis. Aloque tempo a cada tarefa que tem de completar a cada dia. Cada tarefa do dia deverá ser atingível, realista e limitada no tempo. A restrição de tempo irá levá-lo a focar-se e a ser mais eficiente.
Não se esqueça de se permitir tempo de inatividade entre tarefas para carregar baterias. Faça uma pequena caminhada, leia um livro ou ouça um podcast. Escolha uma atividade que limpe a mente – a que funcionar melhor consigo. O seu cérebro precisa de uma pequena pausa para recuperar – e para se preparar para a tarefa seguinte.
3. As suas tarefas semanais devem contribuir para um objetivo significativo
“Não confunda o urgente com o importante.” – Preston Ni
Perceba como as suas tarefas diárias se encaixam em objetivos e aspirações maiores da sua empresa ou projeto para que se mantenha motivado a completar o que começou a cada semana. Se não conseguir encontrar uma razão para a importância do seu trabalho, a probabilidade de deixar tarefas incompletas é alta.
De acordo com Charles Duhigg, autor de Smarter Faster Better, lembrarmo-nos de como uma pequena ação se encaixa num objetivo maior torna mais fácil ligar pequenos esforços a aspirações mais significativas.
Esta descoberta poderá ajudá-lo a completar até mesmo as tarefas mais aborrecidas do dia pois saberá que será por algo superior a você mesmo. A sua contribuição poderá ajudar a sua empresa a alcançar os seus objetivos mensais ou anuais.
4. Foque-se naquilo que tem de ser feito a cada dia de trabalho
“Trabalhar na coisa certa é provavelmente mais importante do que trabalhar no duro.” – Caterina Fake
Provavelmente tem muito para fazer todos os dias mas não está a conseguir realizar todas as tarefas num dia. Reserve os primeiros 30 minutos de cada dia para agendar o que precisa de ser feito.
Qual a tarefa mais importante que deve ser cumprida hoje? Perceba isso em primeiro lugar, logo de manhã, e comece o dia a cumprir as tarefas mais importantes. Isso irá mantê-lo motivado para realizar a próxima tarefa a tempo.
Utilize a mesma mentalidade para lidar com tarefas difíceis amanhã e noutros dias. Faça as tarefas mais difíceis nas suas horas mais produtivas. A maioria das pessoas consegue realizar bastante antes do almoço – mas a sua altura mais produtiva poderá ser outra. Perceba qual é e concentre-se a realizar as tarefas nessa altura.
5. Não trabalhe numa tarefa mais do que uma vez
“A simplicidade resume-se a dois passos: identificar o essencial; eliminar o resto.” – Leo Babauta
Não coloque coisas em espera para lidar com as mesmas mais tarde. Aprenda a lidar com as tarefas de seguida. Quantas vezes abriu o mesmo e-mail apenas para fechá-lo e voltar a abri-lo mais tarde? Não deixe um e-mail ou chamada telefónica para mais tarde.
Assim que algo novo receber a sua atenção, se não se encontrar na sua lista de coisas a fazer nesse dia deverá delegar ou responder – se não levar mais do que alguns minutos.