Um artigo de Kevin Kruse, autor de vários best-sellers e empreendedor, para o Huffington Post
Acha realmente que Richard Branson e Bill Gates recorrem a grandes listas de tarefas (to do lists) priorizando tarefas como A1, A2, B1, B2, C1 e assim por diante?
Na minha pesquisa ao redor da gestão do tempo e de melhores práticas de produtividade entrevistei mais de 200 multimilionários, “melhores” alunos e empreendedores. Pedi-lhes sempre que partilhassem comigo o seu melhor conselho em termos de gestão do tempo e produtividade – e nenhum mencionou listas de tarefas.
Há três grandes problemas com as listas de tarefas.
Em primeiro lugar, uma lista de tarefas não contabiliza o tempo. Quando temos uma longa lista de tarefas tendemos a tratar daquelas que podem ser concluídas rapidamente em primeiro lugar, deixando itens mais longos para o fim – que acabam muitas vezes por ficar por fazer. Pesquisa da empresa iDoneThis indicou que 41% de todos os itens de listas de tarefas ficam por fazer.
Em segundo lugar, uma lista de tarefas não distingue entre urgente e importante. Uma vez mais, o nosso impulso passa por tratar do urgente e ignorar o importante. (e aquela colonoscopia ou mamografia que tem vindo a adiar?)
Em terceiro lugar, as listas de afazeres contribuem para o stress. No que é conhecido em psicologia como o efeito Zeigarnik, as tarefas inacabadas contribuem para pensamentos intrusivos e descontrolados. Não é de admirar que se sinta sobrecarregado de dia e tenha de combater a insónia à noite.
Em toda a minha pesquisa houve um aspeto que surgiu de forma consistente.
Os indivíduos ultra-produtivos não trabalham a partir de uma lista de tarefas – mas sim a partir do seu calendário/agenda.
Shannon Miller venceu sete medalhas olímpicas como membro da equipa de ginástica olímpica dos EUA em 1992 e 1996 – e hoje é uma empreendedora ocupada e autora do livro It’s Not About Perfect. Miller avançou numa entrevista recente:
“Durante os treinos equilibrava o tempo para a família, tarefas domésticas, trabalho escolar, treino olímpico e outras obrigações ao delinear um cronograma muito específico. Era forçada a priorizar. Assim, hoje mantenho um cronograma planeado quase ao minuto.
Dave Kerpen cofundou duas start-ups bem-sucedidas e é autor de um best-seller. Quando pedi que revelasse os seus segredos para realizar todo o seu trabalho, respondeu:
“Se não estiver no meu calendário, não será feito. No entanto, se estiver no meu calendário, será realizado. Defino cada 15 minutos para realizar reuniões, rever materiais, escrever e quaisquer outras atividades que tenham de ser cumpridas. E embora reúna com quase qualquer pessoa que pretenda reunir comigo, reservo apenas uma hora por semana para essas “horas de escritório”.
Chris Ducker gere com sucesso o papel de empreendedor, autor de bestseller e apresentador do The New Business Podcast. Qual o seu segredo?
Coloco tudo na minha agenda. É isso. Tudo o que faço numa base diária está na minha agenda. 30 minutos nas redes sociais – na agenda. 45 minutos de gestão do e-mail – na agenda. Reunião com a minha equipa virtual – na agenda. Conclusão: se não estiver na agenda não será realizado.
Há vários princípios-chave para gerir a sua vida usando uma agenda em vez de uma lista de tarefas.
Em primeiro lugar, torne a duração do evento padrão de apenas 15 minutos. Se utilizar o Google Calendar ou o calendário do Outlook é provável que ao adicionar um evento o mesmo seja agendado automaticamente para 30 minutos ou mesmo 60. Os indivíduos ultra-produtivos despendem apenas o tempo necessário para cada tarefa. Marissa Mayer, antiga CEO da Yahoo, é conhecida por realizar reuniões de 5 minutos. Quando a configuração padrão é de 15 minutos, irá automaticamente descobrir que consegue incluir mais tarefas em cada dia.
Em segundo lugar, bloqueie no tempo as coisas mais importantes da sua vida. Não deixe que o seu calendário se preencha aceitando qualquer pedido que surja. Primeiro deve deixar claro quais as suas prioridades pessoais e profissionais e pré-agendar blocos de tempo sagrado para esses itens. Tal poderá incluir duas horas a cada manhã para trabalhar no plano estratégico que o seu chefe lhe pediu. No entanto, o seu calendário também deverá incluir blocos de tempo para coisas como exercício físico, noite romântica e outros itens que se alinhem com os seus objetivos de vida.
Em terceiro lugar, agende tudo. Em vez de verificar o seu e-mail a cada hora, agende três vezes por dia para tal. Em vez de escrever “ligar à minha irmã” na sua lista de afazeres, coloque-o no calendário, ou melhor: estabeleça um bloco de tempo recorrente a cada tarde para “devolver chamadas telefónicas”.
O que está agendado é feito.
Quão menos stressado se sentirá e quão mais produtivo será se conseguir substituir a sua lista de afazeres pelo seu calendário?